MÓDULOS DO EZBIZ ERP

O EzBiz ERP atualmente é composto por 11 módulos.  Todas as operações descritas abaixo estão disponíveis integralmente apenas na edição COMPLETA do sistema. Existem quatro edições (BÁSICA, AVANÇADA, ESPECIAL e COMPLETA).

 

As edições BÁSICA, AVANÇADA e ESPECIAL, possuem apenas um subconjunto das operações existentes na versão COMPLETA.

COMPRAS

 
  • As aquisições de produtos são feitas em pedidos de compra, onde os detalhes comerciais são introduzidos, os impostos são calculados, e os custos e outras informações são alimentadas pelo comprador.

  • O fluxo do pedido segue de forma integrada para os outros módulos (financeiro, estoque e fiscal). A compra gera uma entrada no contas a pagar (módulo financeiro), uma nota fiscal de terceiros (módulo fiscal) e um documento de movimentação de entrada (módulo de estoque).

  • Quando um item comprado entra no estoque da empresa, ele gera uma alteração no seu custo médio. O custo médio é calculado na perspectiva da empresa (custo médio por empresa), ou na perspectiva global do sistema (custo médio em todas as empresas). Os valores são calculados em duas moedas (principal e secundária), previamente definidas.

VENDAS

 
  • As vendas são realizadas através de pedidos dos clientes. Os itens vendidos são inseridos facilmente, os impostos são calculados pelo sistema, segundo regras de negócio que agilizam o processo de venda (os parâmetros envolvidos na operação de venda, seja interna, interestadual ou exportação, são calculados automaticamente).

  • O pedido de venda pode reservar seus itens para o cliente, evitando que sejam vendidos a outros clientes. A reserva é finalizada com a conclusão da venda ou com o seu cancelamento.

  • Para uma maior segurança da empresa, os pedidos podem ser avaliados por regras comerciais (16 avaliações) e financeiras (6 avaliações) que precisam ser aprovadas separadamente por um aprovador comercial e/ou um aprovador financeiro. Esse mecanismo é útil para casos de vendas com necessitem de condições comerciais mais agressivas, que ultrapassem limites definidos (exceções), e evitando prejuízos. As regras podem ser habilitadas ou desabilitadas a qualquer momento.

  • Os dados cadastrais dos clientes e dos itens são validados no pedido à medida que o pedido vai sendo montado. Isso evita impedimentos posteriores que poderiam dificultar o processo de venda (na emissão da nota fiscal eletrônica).

  • O sistema permite que você acrescente itens a serem oferecidos aos clientes como sugestão de compra. O vendedor inclui itens que lhe convierem (promoções, similaridade, etc.) que aparecerão em um orçamento que pode ser enviado ao cliente. O sistema disponibiliza vários formatos de visualização do pedido, para envio ao cliente por e-mail como proposta comercial (orçamento).

  • Os preços dos itens vendidos são obtidos em tabelas de preços que podem ser gerenciadas manualmente (pelo gestor comercial) ou automaticamente (calculado em cima de uma margem de lucro sobre o custo médio). As tabelas de preço podem ser associadas aos clientes, seus destinos (UF) ou tipos de cliente (consumidor, revenda, etc.). Também podem ser exportadas em Excel e posteriormente importadas com alterações, para uma maior comodidade do gerente comercial.

  • Os vendedores podem ser alocados em grupos e terem políticas de comissionamentos diferenciadas para cada grupo. É possível definir até 3 vendedores para um mesmo pedido (configurável).

  • Através de um relatório de vendas é possível fazer a gestão comercial de forma mais ampla. Filtros são usados para refinar a pesquisa e retornar informações valiosas sobre o que está sendo vendido, para quem, quando, por quem, e pela situação dos pedidos. Os resultados ajudam o gestor a enxergar rapidamente o que sua equipe está vendendo ou direcionar campanhas comerciais mais agressivas, por exemplo.

  • O fluxo do pedido segue de forma integrada para os outros módulos (financeiro, estoque e fiscal). A venda gera uma entrada no contas a receber (módulo financeiro), uma nota fiscal de emissão própria (módulo fiscal) e um documento de movimentação de saída (módulo de estoque).

FINANCEIRO

 
  • Provisões a pagar ou a receber são geradas automaticamente pelos pedidos de compra e venda, bem como podem ser criadas manualmente. As provisões são fundamentais para uma boa gestão do fluxo de caixa.

  • As provisões podem ser assistidas de uma ferramenta para o cálculo automático de descontos e/ou acréscimo. O tipo de provisão define os parâmetros de cálculo, que são informados pelo sistema, no momento da baixa (quitação).

  • Está disponível integração bancária (boletos) que podem ser gerados dentro do próprio sistema. A baixa é realizada de forma automática ao aplicar o retorno do banco ao sistema.

  • A baixa pode ser realizada para uma ou mais provisões do mesmo cliente/fornecedor, em uma única operação (quitar mais de uma conta). A baixa também pode ser total ou parcial, deixando a situação financeira como quitada ou parcialmente quitada. Os descontos ou acréscimos (multas, juros) são registrados pelo sistema e podem ser monitorados.

  • Muitas informações sobre as baixas de provisões são capturadas pelo sistema (dados dos documentos usados para realizar a baixa, datas, contas onde o recurso saiu ou entrou, dentre outras). A baixa pode ser desfeita (estornada), deixando a situação financeira da provisão e dos pedidos (compra ou venda) sinalizados adequadamente. O estorno é monitorado pelo controle de transações (log).

  • É possível realizar movimentação financeira diretamente nas contas (interna ou bancária), alimentando o fluxo de caixa da empresa, sem a necessidade de criar provisões (despesas não previstas, por exemplo). Todas as operações financeiras são classificadas segundo um plano de contas.

  • É possível definir um centro de custo para cada provisão.

  • A gestão patrimonial permite controlar o ativo imobilizado da empresa. É possível manter um controle efetivo do ativo em poder de clientes ou terceiros (locação, empréstimo, comodato, etc.), inclusive mantendo o histórico de movimentação desses.

  • Através de DRE´s é possível acompanhar o resultado da empresa. Estas podem ser “desenhadas” de acordo com a necessidade da empresa.

  • Uma função de caixa está disponível para baixa dos pedidos de vendas (venda varejo). Está disponível função para realizar transferência de recursos entre os caixas da empresa (sangria).

ESTOQUE

 
  • Os itens (produtos e serviços) são gerenciados de forma integrada por todos as empresas.

  • O controle dos itens permite enxergar a posição de estoque atual, no passado (histórico) e no futuro (previsões de compras, entradas por transferências), e em todas as lojas cadastradas.

  • Os itens podem ser rastreados pelo lote ou por instância (individual). Dessa forma a história dos itens está disponível para a análise do administrador de estoque.

  • A gestão dos preços de compra e venda estão disponíveis no cadastro do item. O histórico de preço de venda pode ser mantido por certo tempo (configurado no sistema), permitindo uma análise refinada dos preços praticados ao longo do tempo.

  • A gestão dos impostos dos produtos e serviços pode ser feita de forma sistemática para toda a empresa (como ISS) ou por produto (ICMS). No cadastro do item é possível visualizar todos os impostos configurados para o item, em todas as unidades da federação (ICMS).

  • Os itens podem ser classificados em dois grupos hierárquicos: família de itens, e tipos de itens. A família é o nível mais alto. O tipo de item está abaixo da família do item. Além disso é possível criar classes de itens, onde o item pode fazer parte de mais de uma classe.

  • É possível criar dados complementares para os itens, como cor, durabilidade, que podem ser associados aos tipos de itens. Essas informações são criadas pelo administrador para atender as necessidades de cada tipo de item.

  • A gestão do item disponibiliza um mecanismo de inteligência com estatísticas de movimentação, que analisa a movimentação (compra, venda, estoque) e calcula parâmetros importantes para uma boa gerência do estoque. O resultado é uma maior eficiência da gestão, maximizando a lucratividade comercial, através indicadores qualitativos como o ponto de pedido, estoque mínimo, sugestão de compra, dentre outros.

  • Os produtos são armazenados em endereços de estoque, dentro de depósitos. Uma empresa pode ter um ou mais depósitos. E cada depósito pode ter um ou mais endereços de estoque. Cada endereço de estoque pode armazenar itens que podem ou não estar disponíveis para venda (por exemplo, itens em terceiros, ou com defeitos).

  • De forma fácil e rápida, é possível listar as movimentações (documentos de estoque) de todos os tipos. Através do extrato de movimentação de um dado produto podemos enxergar o fluxo de movimentação dele na empresa. Com relatórios de lotes podemos ver a validade dos produtos. Com relatórios de instâncias de produtos refinamos o nível de detalhe da história do produto na empresa (compra, venda, devolução, troca, etc.). Os inventários de terceiros (entradas) e em terceiros (saídas) permitem-nos rastrear a origem e o destino de produtos em troca e garantia. E com o inventário de estoque, podemos enxergar a posição de estoque em qualquer data, do histórico de movimentação do produto.

  • As movimentações no estoque contemplam entradas por compra, saídas por venda, entras e saídas por transferências (entre filiais), entradas e saídas livres (de ajustes), entradas e saída por devoluções, e trocas (com fornecedores e clientes).

  • As entregas de produtos podem ser controladas pelo sistema. Uma entrega agrupa os pedidos dentro de uma mesma movimentação, agilizando a separação dos itens. A rota pode ser definida através da ordenação da entrega, definida pelo gestor. O registro ficará gravado no histórico de entregas.

FISCAL

 
  • A integração com o módulo de vendas permite que as notas fiscais de vendas de mercadorias já cheguem prontas para emissão, sem necessidade de acrescentar informações adicionais.

  • A emissão das notas fiscais é integrada com a SEFAZ (NFe) de todas as unidades da federação.

  • Ao emitir a NFe, o sistema envia automaticamente um e-mail ao destinatário com uma cópia do arquivo XML e do DANFE. É possível gravar automaticamente uma cópia de segurança do arquivo XML, em um servidor externo na internet.

  • A qualquer momento, é possível gravar em um arquivo compactado (.ZIP) todos os arquivos XMLs emitidos, em um determinado período, para uma melhor integração com seu contador.

  • É possível criar notas fiscais de qualquer natureza (avulsa), com um poderoso validador, e com cálculos feitos pelo sistema.

  • O sistema mostra de forma clara a disponibilidade do sistema da SEFAZ, e avisa sobre o vencimento da validade dos certificados digitais usados para a emissão das notas fiscais. Os certificados digitais são gravados no banco de dados do sistema, e estão seguros contra o uso indevido (fora do sistema).

  • Atualizações constantes garantem que novas regras, novas tabelas, e novos valores estejam sempre disponíveis. O sistema alerta sempre que existe atualizações disponíveis.

  • Existe um núcleo de inteligência fiscal, que permite ao sistema calcular automaticamente os impostos (inclusive ICMS), a partir de regras previamente cadastradas e que podem ser alteradas, conforme alteração na legislação. No caso do ICMS, regras para operações interestaduais, com ou sem protocolo de ICMS, para cada tipo de operação ou tipo de cliente, são fundamentais para que o sistema calcule corretamente o ICMS de cada item comercializado.

  • É possível fazer a apuração dos impostos e gerar o arquivo SPED FISCAL.

CADASTROS

 
  • A estrutura do cadastro de pessoas (clientes, fornecedor, etc.) é projetada para acrescentar informações adicionais especializadas, tornando o gerenciamento centralizado. Por exemplo, você cadastra uma pessoa (física ou jurídica), com todos os seus dados, e amplia seu papel como cliente, acrescentando dados adicionais específicos. Esse mecanismo é replicado para os demais papeis (fornecedor, empresa, importador, usuário, colaborador, revendedor, transportador e vendedor).

  • Dados importantes como CNPJ, Inscrição Estadual ou código SUFRAMA, são validados para evitar erros de digitação ou inconsistências no momento da emissão das notas fiscais. A partir do CPF, você obtém na na base de dados da Receita Federal o nome completo da pessoa. Com o CNPJ o sistema obtém na base de dados da Receita Federal os principais dados da empresa (razão social, data de fundação, e-mail, telefone de contato, e o endereço). A inscrição estadual pode ser obtida na SEFAZ a partir do CNPJ, evitando erros de digitação. A validação do SUFRAMA é feita online. 

  • É possível cadastrar um ou mais endereços para cada pessoa, definindo seu tipo (faturamento, entrega, cobrança, outros). Há mecanismos para validar o endereço e para visualizar o mapa da localização do endereço.

  • É possível cadastrar um ou mais contatos da pessoa. O nome, o apelido, o telefone, o e-mail, o tipo de contato, etc., são informadas nesse cadastro.

  • É possível criar dados complementares da pessoa, definidas pelo gestor, para atender a necessidades especiais do seu tipo de negócio.

  • As pessoas podem ser reunidas em grupos econômicos, para facilitar a ligação de muitas filiais de uma mesma empresa. Cada filial é uma pessoa jurídica cadastrada no sistema, e todas ficam ligadas sob um mesmo grupo.

  • O sistema permite cadastrar verbas de propaganda que podem ser associadas aos pedidos de venda, gerando campanhas e rateio de despesas com os clientes. A integração se completa no módulo financeiro, com as contas a pagar.

  • No cadastro do cliente é possível definir parâmetros especiais do cliente (tabela de preços, planos de pagamentos, origem do cliente, referências comerciais, tipo de cliente, conceito e pontualidade do cliente, vendedores, etc.). Além disso, é possível visualizar um resumo de movimentação financeira do cliente com a empresa (conta-corrente).

  • No cadastro de usuários você pode definir seu acesso através da autenticação do Facebook. Assim, o você pode entrar no sistema sem informar usuário e senha do sistema, tornando muito mais seguro o acesso. Isso é feito com segurança pelo sistema, que guarda sua credencial criptografada. A credencial é seu nome e e-mail, única informação compartilhada pelo Facebook conosco. Não se preocupe, não sabemos sua senha do Facebook. Isso é seguro e amplamente utilizado por muitos aplicativos. E você pode achar o registro de atividades de todos os aplicativos, inclusive o nosso, "EzBiz ERP", para um acompanhamento mais seguro (saiba mais clicando aqui - Apps e sites, no Facebook). 

COMISSÕES

 
  • As comissões sobre as vendas são gerenciadas, calculadas e integradas com o módulo financeiro, para pagamento. Várias regras podem ser definidas e superpostas (cumulativas), para compor comissões complexas, com o uso de metas.

DEVOLUÇÕES E TROCAS

 
  • A devolução de venda é facilmente realizada a partir do pedido, gerando eventualmente a nota fiscal de entrada de emissão própria e a obrigação a pagar, de ressarcimento do cliente.

  • A gestão de trocas e substituições do comerciante, em relação aos seus clientes e fornecedores é agilizada pelo controle do recebimento de mercadoria em troca ou garantia dos seus clientes e/ou o envio destas aos devidos fornecedores. Tudo de forma centralizada e integrada.

RELATÓRIOS

 
  • Novos relatórios são facilmente implantados e não dependem de atualização do sistema.  O relatório pode ser importado, exportado ou copiado para alteração.

  • Os relatórios podem ser escritos pelo administrador do sistema, com conhecimento da linguagem do banco de dados, em SQL. Nos relatórios é possível definir sumarizações, filtros e ordenações. Além disso, o resultado pode ser visto na tela do sistema, como arquivo em Excel ou em arquivo PDF.

  • O suporte incluso no licenciamento do sistema lhe concede o direito a solicitação de relatórios, sem custo adicional (nós fazemos para você).

INTEGRAÇÕES

 
  • O sistema permite gerar arquivos digitais, que extraem do sistema informação para outros sistemas. A definição da integração pode ser importada, exportada ou copiada para modificação (semelhante aos relatórios).

  • A integração pode ser escrita pelo administrador do sistema, com conhecimento da linguagem do banco de dados, em SQL.

  • O suporte incluso no licenciamento do sistema lhe concede o direito a solicitação de integrações, sem custo adicional (nós fazemos para você).

CONFIGURAÇÃO E MANUTENÇÃO

 
  • O sistema possui dezenas de configurações que definem como o sistema toma decisões. As configurações são separadas por módulo, para facilitar a parametrização.

  • Várias operações de exceções do sistema (estornos, cancelamentos, etc.) geram informações de rastreio (logs), que permitem rastrear operações que foram realizadas no sistema. O rastreio permite identificar a ação, quem fez e quando.

  • Existem algumas ações de manutenção no sistema que podem ser executadas pelo administrador do sistema (backups, limpeza de dados, etc.). Essas ações são importantes para manter o sistema limpo e funcional.