Controle financeiro

Atualizado: 27 de Nov de 2017


Sem um controle financeiro efetivo, a falta de dinheiro na empresa pode levar a problemas crescentes, e a quebra do negócio. Decisões erradas, como o excesso de compras, estoque parado, retirada excessiva dos sócios, venda de produtos mal precificados , erro de avaliação patrimonial (misturar o dinheiro da Pessoa Jurídica como o da Pessoa física), dentre outras, podem determinar o futuro, vida e morte da empresa.


A realização do acompanhamento da movimentação financeira da empresa é peça fundamental para enxergar o que está acontecendo no caixa da empresa. As vendas estão satisfatórias? O que vendemos mais? Com o que gastamos mais? Quando pontos como esses são entendidos, através de rotinas de controles que ajudam a visualizar os motivos da falta de dinheiro.


Existem controles que são importantes para que se possa realizar o acompanhamento.


Controle de caixa e bancos

Em caixa e bancos registram-se todas as entradas e saídas de dinheiro diariamente, concomitantemente com o saldo. A principal finalidade desse controle diário é verificar se não existem erros de registros ou desvios de recursos. É importante conferir diariamente o caixa e o saldo bancário e se existir diferenças, apurá-las no mesmo dia.

Contas a pagar

No controle de contas a pagar é feito o registro de todos os compromissos que a empresa tem e que representam seus gastos futuros, cujo significado é o desembolso de recursos. Este controle irá permitir a fácil identificação das obrigações a pagar da empresa.


Veja que os campos vencimento, credor, histórico, nota fiscal e valor são preenchidos no momento em que ocorre a compra (do insumo), no entanto, os campos, data de pagamento, valor pago, juros e descontos, serão registrados apenas no dia em que o pagamento foi realizado pela empresa. Dessa forma, a empresa poderá saber o quanto de juros paga ou o quanto de descontos recebe por antecipar os pagamentos.


Contas a receber

O controle de contas a receber é o registro de todos os seus recebimentos.

Os campos vencimento, cliente, histórico, nota fiscal, e valor são preenchidos no momento em que ocorre a venda, já os campos, data de pagamento, valor pago, juros e descontos, são inseridos apenas no dia em que o cliente realizar o pagamento. Dessa forma, a empresa conseguirá apurar a sua inadimplência, considerando o valor total que deveria ter recebido e o valor total recebido de fato.


Com base nas informações do controle das contas a pagar e receber é possível fazer alguns diagnósticos sobre a situação da empresa, a partir da apuração de alguns resultados ao fim de um período.


Analisando o contas a pagar e receber

Podemos analisar o contas a pagar e receber utilizando indicadores.


FORNECEDORES

O quanto é gasto com fornecedores, definem o quanto é gasto com matéria-prima. A soma desses gastos, podemos realizar o acompanhamento desse indicador. Com o passar do tempo podemos verificar se o volume de compras varia proporcionalmente ao volume de vendas. Se o volume de compras seja proporcionalmente maior ao de vendas, podemos entender que a empresa compra mais que o necessário. Para as compras de matéria-prima, uma dica é colocar no campo “credor” do controle das contas a pagar a palavra “fornecedor”, e em seguida o nome do fornecedor, assim, a empresa pode classificar esse gasto e fica mais fácil para realizar a soma.


PRÓ-LABORE

O valor do pró-labore precisa ser estabelecido levando em consideração a situação financeira da empresa. Isto é, o quanto é possível ter de pró-labore para os sócios. Com esse valor o empresário deve adequar seu estilo de vida. O pró-labore somente pode ser retirado uma vez por mês.


GASTOS FIXOS

A empresa precisa verificar o volume de seus gastos fixos. São aqueles gastos que a empresa precisa pagar independentemente do volume de suas vendas, como aluguel, água, energia elétrica, telefone, internet, salário e encargos de funcionários, dentre outros. Uma dica interessante é preencher o controle de contas a pagar no campo “credor” com a palavra “gasto fixo” e na frente especificar este gasto, exemplo: gasto fixo – aluguel. Dessa maneira, o empresário poderá somar com mais facilidade esses gastos e checar o quanto estes valores representam percentualmente ao faturamento da empresa.


DESPESAS VARIÁVEIS

Essas despesas são valores gastos inerentes à obtenção de receitas, como impostos sobre as vendas, valor pago proporcionalmente às vendas recebidas através das operadoras de cartões de crédito e débito, comissões de vendas, dentre outros. O empresário pode preencher o controle Contas a Pagar no campo “credor” com a palavra “despesa variável” e na frente especificar este gasto, exemplo: Despesa Variável – Imposto. assim, é possível verificar o montante desse gasto e inclusive motivar o empresário a tentar negociar taxas melhores com as operadoras de cartões, por exemplo.


FATURAMENTO POR PRODUTO

Um indicador interessante é analisar o faturamento por linha de produto. A maioria das empresas que não têm o controle de suas finanças, também desconhece o quanto exatamente fatura por linha de produto. Conhecer o faturamento de seus produtos e serviços por linha de produtos auxilia o empresário a direcionar esforços de marketing, no intuito de alavancar vendas ou focar as vendas em determinada linha. Com esta informação, o empresário também pode chegar à conclusão que não vale a pena oferecer determinada linha de produtos ou serviços. No intuito de especificar este item, o empresário pode apontar no campo “histórico” de contas a receber uma palavra/frase relativa a determinada linha de produto.

OUTROS INDICADORES

Além desses indicadores, o empresário pode conhecer melhor a sua empresa fazendo alguns cálculos com as informações vindas das contas a pagar e a receber. Verificar o preço de venda calculado ajuda a responder o porquê falta dinheiro para a empresa, pois às vezes o preço de venda é calculado de maneira equivocada. O ponto de equilíbrio auxilia a empresa conhecer o quanto deve faturar para pagar os seus gastos fixos e variáveis.



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