Sistema de gestão, uma necessidade básica

Atualizado: Jun 17


Um sistema de gestão é um programa de computador construído para ajudar nas atividades de uma empresa. Ele deve ser um software inteligente que tem como objetivo otimizar as tarefas diárias da empresa, e buscar automatizar todos processos possíveis. Seu uso aumenta o a produtividade da empresa, e consequentemente seus lucros.


1. O que é um sistema de gestão?

Um sistema de gestão de empresas tem por finalidade automatizar as rotinas operacionais, comerciais, financeiras e gerenciais das empresas, permitindo que ela ganhe tempo, eficiência e foco para operar seu núcleo de negócio. Um sistema de gestão permitirá que a empresa tenha as suas operações integradas, fornecendo suporte à tomada de decisão. Isso permitirá uma gestão empresarial profissional, possibilitando enxergar cenários, otimizar recursos e contribuir para o sucesso da empresa.


2. Porque preciso de um sistema de gestão (ou de um melhor)?

Sem um sistema de gestão (ou de um sistema de gestão melhor), comparativamente o tempo médio gasto pelos colaboradores nas empresas, por rotinas, é mais alto. Isso representa um custo maior, que tem implicações negativas na lucratividade do negócio. Além disso, o risco de erro humano, pela ausência de um sistema, representa um fator que precisa ser levado em conta. Hoje em dia é cada vez mais difícil operar uma empresa sem um bom sistema de gestão.

Já com um bom sistema de gestão, há um ganho considerável de eficácia, redução de custos, agilidade no atendimento, maior precisão nos resultados, visibilidade de cenários futuros, otimização dos processos de tomada de decisão, eliminação de atividades redundantes, incorporação de um fluxo de trabalho com fortes regras operacionais, dentre outras vantagens. Isso dá as empresas muito mais eficiência e competitividade. E dependendo do ramo e das margens de lucro, o sistema se torna fundamental para vencer a competitividade do mundo atual, em constante mudança, num contexto disruptivo.


3. Como escolher um sistema de gestão?

Segundo pesquisas, a utilização das funcionalidades de um sistema de gestão varia de acordo com o tipo de empresa. Em média, apenas 33% das funcionalidades disponíveis nos sistemas de gestão são utilizadas. No Brasil, os sistemas são usados de forma muito simplificada, nas suas funcionalidades mais básicas, tais como faturamento, emissão de nota fiscal, automação de regras fiscais, gestão financeira, fluxo de caixa e ordem de serviço. Assim, deixam de lado funcionalidades mais avançadas, por desconhecimento ou dificuldade operacional, deixando de obter ganhos de eficiência consideráveis.

Existem vários tipos de sistemas de gestão. Por isso, antes de escolher o melhor para sua empresa, você precisará entender melhor, para não desperdiçar seus recursos.


3.1. Quanto a localização do sistema

A - Sistema de gestão ON PREMISSES

São aqueles que são instalados em computadores da empresa. Eles passam a ser geridos por equipe própria de TI. Dessa forma, eles representam maiores investimentos, incluindo licenças de software, infraestrutura com equipamentos, pessoas especializadas e treinamentos. Por isso, antes de escolher apressadamente uma solução, é importante realizar uma boa avaliação, contemplando todos os pontos que representam custos, para não ir além do que é possível investir, e até inviabilizar esse investimento da empresa.


B- Sistema de gestão CLOUD (em nuvem)

Conhecido como solução SaaS (Software As A Service), é oferecido como um serviço de assinatura (mensal). O sistema e todos os dados da empresa ficam hospedados no servidor do fornecedor (por isso, na nuvem) e são acessados via internet. O uso do sistema requer apenas um navegador (browser) e acesso à internet.


3.2. Quanto ao escopo do sistema

A - Sistema de gestão OPERACIONAL (ou frente de loja)

São sistemas projetados para realizar as operações básicas do negócio, como comprar, vender e controlar estoques, permitindo realizar com um computador a operação comercial da empresa, sem grandes pretensões. Costumam ser mais baratos e simples. No entanto, costumam deixar de fora ferramentas de ganho de produtividade e competitividade.


B - Sistema de gestão ESPECIALIZADO (ou de nicho)

São sistemas construídos para atender a seguimentos específicos de negócios, como lojas, supermercados ou farmácias. Costumam ser fáceis de usar e geram ganhos de produtividade na operação do negócio, dada a intimidade e especificidade aderente ao seguimento ao qual aderem. Em contrapartida, geralmente são pouco flexíveis e adaptáveis.


C - Sistema de gestão de GRANDE PORTE

São sistemas de gestão construídos para atender a muitos seguimentos de negócios, e cobrir todas as áreas da empresa. Por conta disso, precisam ser bem parametrizados, e requerem mais treinamento. Oferecem a vantagem de poder dar informações mais relevantes para uma melhor tomada de decisão.


3.3. Quanto ao custo

A - Sistemas de gestão OPEN SOURCE

São sistemas de código aberto (que estão disponíveis para alterar) que possuem as principais funções de um sistema de gestão. Embora não tenha custo de aquisição (licenciamento) necessitam de mão de obra especializada na sua implantação e gestão.


B - Sistemas de gestão GRATUITOS

São sistemas simplificados cuja finalidade é ajudar pequenos empreendedores a automatizar seus negócios. Costumam ser muito simples e com poucas funcionalidades, que serão úteis no início da empresa, porém, em médio prazo, demandam a substituição por uma solução melhor (mais profissional).


C - Sistemas de gestão de BAIXO CUSTO

São sistemas de gestão similares aos gratuitos, mas oferecem vantagens adicionais como melhor facilidade de uso, e suporte básico ao usuário. Deixam a desejar em vários aspectos, por isso, são utilizados como passagem para sistemas melhores. Algumas empresas ficam muito tempo com eles, porém não sabem o que deixam de ganhar ou crescer, por não usar um sistema que lhe traga ganhos de produtividade (custos, escala, etc.).


D - Sistemas de gestão PAGOS

São sistemas de gestão que vendem licença de uso. Nesses incluem o que vendem licenças perpétua (compre uma vez, use para sempre) ou por tempo (pague enquanto use). Por conta disso, podem manter uma estrutura de suporte adequada (que atende constantemente aos clientes), e podem evoluir o sistema o tempo todo, com avanços tecnológicos e/ou por necessidade legal. Oferecem menor risco para as empresas que usam esse tipo de sistema.


4. Antes de escolher

Para escolher um sistema de gestão é necessário entender bem a sua empresa, pois existem inúmeras opções no mercado. Vejamos algumas dicas.

  • Liste as necessidades de controle que empresa tem hoje, e quais ela precisa ter. Se precisar, contrate uma consultoria independente para fazer isso (e até ajudar na escolha do sistema de gestão ideal);

  • Avalie a disponibilidade de recursos para investir;

  • Procure estimar quanto custa para a empresa não ter um sistema (ou não ter um sistema melhor). Procure montar uma matriz de perdas e ganhos;

  • Monte uma matriz de comparação (ou relatório de aderência) entre a situação atual da empresa (se ela possui um sistema) e a dos sistemas de gestão que estão sendo avaliados. Analise o histórico da empresa fornecedora do sistema, características do sistema, seus custos, dentre outros fatores relevantes.

  • Consulte o histórico de sucesso do fornecedor escolhido com relação a uma empresa semelhante à sua (cases).

  • Procure escolher o sistema/fornecedor com a melhor relação custo/benefício;


5. Como pesquisar quais são fornecedores de sistemas de gestão?

Procure identificar nas diversas fontes abaixo soluções que lhe atendem. Seja minucioso e rigoroso com a sua pesquisa.

  • Procure associações de classe patronal ou sindical do seu segmento de negócio;

  • Procure indicações em empresas do mesmo segmento;

  • Pesquise em entidade de pesquisa e estudo (Gartner, IDC, etc.), revistas e sites especializados em negócios ou sistemas;

  • Pesquise em sites de como o Google ou Bing, e redes sociais de negócios (linkedin). Os fornecedores costumam investir em anúncios nessas ferramentas, para oferecer seus produtos e serviços.


6. Como decidir qual a melhor solução?

Comparar sistemas de gestão é algo intangível, de difícil mensuração. Existem muitas variáveis, tais como serviço de implantação, infraestrutura necessária, tecnologia mais avançada, dentre outras. Para isso precisamos buscar alguns diretrizes para essa decisão.


A comparação deve ser pautada em alguns critérios claros e objetivos, que podemos dividir em estratégicos e técnicos.


Os critérios estratégicos devem atender as decisões internas da empresa (adquirente), a tecnologia empregada no sistema, a credibilidade do fornecedor do sistema, dentre outros que possam ser apresentados pela alta direção da empresa.


Os critérios técnicos envolvem de forma mais ampla detalhes do sistema e fatores metodológicos. Podem ter diversos modelos, desde pontuação sobre itens atendidos, valor da customização/personalização para atender os processos específicos, prazos de entrega do projeto, metodologia de implantação, facilidade de utilização do sistema dentre outras.


Ao estabelecer pesos e valores a cada item avaliado, uma fórmula matemática ponderada, pode ajudar a decidir qual a melhor solução a ser adquirida.


7. Como não desperdiçar (tempo e dinheiro)?

  • Não adquira um sistema que não possa ser integralmente utilizado pela empresa hoje ou a curto prazo (é preciso ter o pé no chão nessa hora);

  • Dê prioridade a soluções (sistemas) que tenham a capacidade de fazer um upgrade para uma versão melhor (com mais funcionalidades ou recursos), assim que você desejar (e puder). Isso é muito comum hoje em dia com muitos tipos de softwares. Trocar de sistema de gestão ou de fornecedor é um momento crítico para qualquer empresa;

  • Dê prioridade a empresas que oferecem suporte e atualizações constantes. A complexidade e a dinâmica do mundo dos negócios exigem isso. É uma necessidade importante, acredite;

  • É importante enxergar a longevidade da empresa. O investimento é alto e não é bom correr riscos desnecessários. Um sistema de gestão nunca para de mudar, logo, é fundamental para você que seu fornecedor de software tenha capacidade de manter uma estrutura para esse propósito;

  • É fundamental que o sistema de gestão esteja evoluindo, e esteja incorporando novas tecnologias e funções. Caso contrário, seu negócio pode ficar obsoleto ou perder competitividade;

  • Evite trocar seu sistema de gestão com frequência. Há perdas consideráveis a cada troca. Mas faça-o se trouxer ganhos significativos. Trocar de sistema é como trocar de avião sem que a aeronave pouse (sua empresa não pode parar). Se a empresa precisar parar para trocar de sistema, ela precisa avaliar o quanto isso poderá custar. As vezes é caro demais parar (para uma troca).


8. Conclusão

Mesmo seguindo essas sugestões, muitas coisas podem dar errado. Mas acredite, ficar parado, sem atender as necessidades da empresa em relação a sistema de gestão não é uma opção. Estamos em um mundo que não para. O seu concorrente não irá ficar parado. Você quer está em que posição? Saia na frente !


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